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企业第一次参展须知道的流程,长沙展会公司告诉您!

2019-03-05 09:13:47 毕加企划部 毕加官网     点击数:      來源:毕加企划部

      企业首次参展,可能会对从报名参展——寻找搭建商——展台方案定稿——现场布展——撤展——展后报告这一系列流程不太熟悉。为了帮助参展商少入坑,更愉快的参展,长沙展会公司告诉您应该注意些什么!

首先企业决定报名参展之后,直接去官网报名,或者联系官网上面的电话,直接电话咨询。这时那边会派一个跟单员跟你对接,问你大概要多大的,发你一张展位图(这里可能会发你,也可能不会发)让你自己选择展位,有些是让你告诉想要的展位在哪些位置,他直接帮你定展位!这里要注意一点:千万不要让别的皮包公司帮你定展位,一定要找官网联系!

对于第一次参展企业来说是最稳妥的。可以先在百度搜索展会时间,然后找官网联系订展位。之所以说一定要找官网入口是因为后面涉及到"money",要交的费用有:展位租赁费、展位押金、展位管理费、电箱押金。一般是这些费用,但是这里订展位可以只交展位租赁费和展位押金。展位租赁费一般按3*3来计算,也就是3*3是一个标摊,在官网上会看到标摊光地费:xxxx/个,你要买几个计算方式就是xxxx*x,这是展位租赁费。展位押金的话他们会按你订的展位面积来收取相对应的押金,交押金之前一定要问清押金什么时候退换,以何种方式退还!!!这个很重要。

切记检查合同,合同上都会写明,保证后面处理事情不慌张的前提是要做到心里有底!等顺利报完名参展之后,接下来就是寻找搭建商了,一般说来,这几天可以先不慌,在自己没有可供选择的搭建商公司中,咱们可以先问问主办方,也就是卖你展位的那个跟单员搭建商有没有推荐,或者自己查看展商手册上是否有搭建商推荐。一般来说你找上面推荐的搭建商是比较靠谱的!但也有特殊情况:如果没有那怎么办?不用慌,我这里要告诉大家,如果没有,先不去管它。只要你报了名,肯定会有设计公司自己找上你。你要问我是怎么知道的,作为过来人,哈哈!这时你只要把你们对展位的一些需求和特殊要求告诉他们就好,告诉他们你们什么时候要图,现在几家公司在出设计·······剩下的交给他们就好,一般可以找3家左右比稿,不要太多,浪费彼此时间。3家足够,在第一次仍不满意设计方案,可以让他们帮忙修改,不要怕麻烦,说出你们新的要求,他们都会改到你们满意为止(作为服务行业的我们真心伤不起啊)。但是第二次需要你们提出具体的要求和想法,这样设计公司才能有针对性的去修改,才更容易实现你们的想法!

这里又要跟大家说明一下:千万不要同时找十多家设计公司一起出图,这样是对这个行业的侮辱。不仅费时费力,这样的公司会被设计公司拉黑。我曾经看到过这样一个信息:一个36平的小展位参展公司,建了一个群,拉了780个人进来,然后把展位要求啊什么的都发群里,当时有个朋友,跟小编关系比较友好,一看到这个,火气顿时上来,在群里呼吁:我们不为这样的公司服务!然后瞬间退群。之后得知一个780号人的群瞬间只剩下他自己(哈哈,笑死小编了)之后,硬是把36平的特装木结构做成了特装桁架,因为行内人都知道了这么一家公司,已经没人愿意为这样的公司服务啦~所以,一般3家设计公司是已经足够的。方案的确定需要和设计公司及时的沟通和调整。当公司确定好方案之后,就是谈价格了。

第一次报价,价格会稍高于成本价(要了解报的价格是全包价还是制作价,全包价包含展馆费用)你如果觉得合理,可以签单。如果高了,可以和他们磨价格,说出你的心里价,他们能够接受的话,达成合作。如果不接受,说明已经触碰到他们的红线了,不然谁甘心白白放走一个客户!适当加价,可以给彼此留个好印象。能促成,最好,没达成合作,下次也不会尴尬!

假如定了方案,就是签合同了,这里说明一下:签合同之前一定要和设计公司沟通好付款方式、开票时间还有饮水机、水、洽谈桌椅的套数、绿植等小东西,看能不能让他们帮忙准备,一般这种小问题都会免费帮忙的。合同一定,合作才算开始!接下来就是和设计公司确定报建图、施工图、美工画面。报建图是要给展馆审核的,在给展馆前会发你确认,你需要确认的是电箱是否够用,对材质、结构是否有疑问,有任何问题都可以提出,设计公司会根据你的问题给出对应的解决方案。没问题后就提交给展馆,如果展馆没审核通过,那么设计公司会修改,再提交,直到审核通过。他们会绕过你直接跟展馆对接,因为这是他们负责的区域。

报建图提交后就可以对接施工图了,施工图确认一定要仔细,主要是材质,尺寸还有是否跟效果图有偏差。有问题立马跟设计公司提出,他们会马上跟你解决!画面这一块是需要你自己提供的,但需要设计公司提供尺寸,然后在他们制作工厂制作之前提供给他们就OK!美工就是美工字的意思。基本上都不必担心有坑或者其他什么的,他们会根据之前出的报价材质表去做,所以美工字这一块基本上也没啥问题。要是不懂材质自己可以先去百度下,然后和设计公司验证是否一样。嗯,到了这一步,基本上就是等到布展那一天直接去现场监督他们就好了!

布展一般是两天到三天,如果是两天,不是异地的话,最好第一天能到现场去。因为方便发现问题并及时解决问题。请你记住这句话,在完工之前,所有问题都是小问题,完工之后,小问题也是大问题!所以,尽量在现场完工之前做到发现并解决问题。

一般现场需要注意的问题是:结构开口方向是否正确、油漆或贴纸颜色是否有色差、结构是否晃动、画面、美工字是否贴错或不平整、灯光是否足够、地毯是否平整或有破损、需要赠送的东西是否到位、洽谈桌椅、沙发、绿植、是否到位或者是否需要现场调整等等,这些问题都是需要注意的。如果发现有跟施工图不一致的地方要立马跟设计公司沟通确认,对能够调整发的地方要调整,调整不了的折中处理等办法,总之以解决问题的态度去对待!

如果上述问题你都没遇到的话,那么恭喜你,这是一家值得你长期合作的设计公司,这些问题他们全都考虑进去并完美的规避掉了!布展时间只有两天的话,一般第二天下午3-4点设计公司会把展位交接给你,这时你就再查下上述的那些问题和检查下卫生情况就可以了,没有问题就可以验收了。

如果布展时间是三天,那么建议第二天去现场,因为第一天去也是搭框架,基本没什么问题,第二天去比较有意义,一样的检查是否有问题。第三天才会给你验收。嗯,看得出来,布展过程比较长,所以发现问题耐心跟设计公司沟通,他们一定会配合你调整。展会开展时间一般是3天,开展期间有任何问题都可以联系设计公司的,他们现场是会安排人员维护现场的。基本上这段期间没啥大问题,就是你如何宣传自己企业和跟客户介绍你公司的产品及优势啦啦啦~~~

然后就是撤展了,撤展一般是最后一天下午进行,你们只要把你自己公司带来的东西带走就OK了,其他的交给设计公司负责。当然了,这里补充一下,如果你看上了一个接待台或者其他能带走的东西,可以带走,毕竟这是你花了钱买的,但是,带走之前一定跟设计公司打个招呼。因为怕设计公司有些东西也是租的,你带走了租金就退不了了(哈哈哈~所以千万记得打个招呼啊)。

之前小编也是碰到过一个客户(哈哈哈)参加孕婴童展,我们帮忙租了三只羊,还比较大哦,结果撤展那天,准备还回去,结果到处找,后问得三只羊被客户带到三个不同的分公司去了(我欲哭无泪,哈哈哈,无奈呀~)后面白白损失了几千大洋哇~所以撤展过程基本上也是给设计公司负责,你怎么来的还怎么回去(挥一挥衣袖,不带走一片云彩)。

撤展之后可能领导就要你作展后报告了,其中就是公司自己的事了,就不属于设计公司的范畴了!之后有展会可以继续联系这家长沙展会公司

嗯,看的出来,从报名参展——寻找搭建商——展台方案定稿——现场布展——撤展——展后报告的过程比较复杂,需要参展商和搭建商全力配合,才能让展台效果呈现到最好!任何一项环节出错都可能导致出来的效果不是令人满意!所以还是要尽力配合设计公司呀~祝各位都能参展666~~~

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